رغم أهمية اجتماعات العمل في التخطيط وتحقيق أهداف المنظمة، إلا أنها قد تصبح في بعض الأحيان مضيعة لوقت موظفيك. فكم مرة شعرت بالإحباط من اجتماعات العمل التي لا تؤدي إلى نتائج ملموسة؟! في هذا المقال نستعرض أفضل الطرق التي تجعل من اجتماعات العمل حلًا فعالاً لتعزيز الإنتاجية والتواصل بين الفرق.
بخطوات بسيطة واستراتيجيات عملية، يمكنك تحويل الاجتماع من جلسة متكررة إلى تجربة تواصل فعّالة تمكّن فريقك من تبادل الأفكار والوصول إلى حلول حقيقية. سنساعدك على اكتشاف أساليب لتحديد الأهداف، تنظيم الوقت، وتحفيز المشاركة البنّاءة، ما يضمن أن كل دقيقة يقضيها موظفوك في الاجتماع تضيف قيمة ملموسة للأهداف الاستراتيجية للمنظمة.
أفضل الطرق لجعل اجتماعات العمل أكثر تأثيرًا وفاعلية
1. وضع جدول أعمال واضح
عندما تكون مشغولًا ولديك الكثير من المهام، تصبح الاجتماعات بدون هدف عبئًا إضافيًا. لذا، من المهم إرسال جدول الأعمال قبل اجتماعات العمل حتى يتمكن الحضور من معرفة ما هو متوقع منهم، وإذا كانوا بحاجة إلى إعداد معلومات أو إجراء بعض الأبحاث. يمكنك أيضًا عرض جدول الأعمال على الشاشة أو طباعته في الاجتماعات الشخصية لضمان سلاسة سير فقرات الاجتماع كما مقرر لها. هذا الأمر مهم بشكل خاص في اجتماعات العمل عبر الإنترنت، حيث أن المشاركون قد لايكونون على دراية بالموضوع المراد مناقشته. يساعد جدول الأعمال في إعادة توجيه النقاش إذا بدأ يتشعب أو ينقسم إلى مواضيع فرعية. على سبيل المثال، يمكنك أن تقول: “تلك فكرة رائعة، لكنها ليست ملائمة الآن. دعونا نضيفها لنقاش الاجتماع المقبل”.
2. تحديد الهدف من الاجتماع
من المهم منذ البداية أن تحدد أهداف الاجتماع. هل تبحث عن أفكار جديدة؟ أم ترغب في تقديم الدعم لأعضاء الفريق في مشروع حالي؟..إلخ كن واضحًا بشأن أهدافك، كما يجب تخصيص الدقائق الأخيرة لمراجعة الخطوات التي تم الاتفاق عليها، وتحديد الأفراد المسؤولين عن تنفيذ كل مهمة مما يساعد في وضع خطة عمل واضحة للجميع، كما ينبغي التأكد من أن كل شخص مدعو له دور محدد وأنه جزء من الفريق أو المشروع.
3. إيجاد البيئة المناسبة
في عصر العمل عن بُعد النموذج الهجين، يمكن أن تُعقد الاجتماعات في أي مكان. المفتاح هو اختيار الوسيلة المناسبة، سواء كان الاجتماع عبر الإنترنت أو تحتاج إلى تنظيمه في مكان مادي سواء خارج المؤسسة أو داخلها. يمكن إجراء الاجتماعات التشغيلية بسرعة عبر الإنترنت. على سبيل المثال، يمكن إدارة الاجتماع بشكل أسبوعي أو يومي للفريق بسهولة من خلال مناقشة عامة مع تخصيص وقت لأي استفسارات في النهاية.
أما اجتماعات تحديد المهام، فيمكن إدارتها عن بُعد إذا كان لديك جدول أعمال واضح، استخدم خاصية مشاركة الشاشة لعرض العروض التقديمية أو الشرائح أو الرسوم البيانية لضمان وصول الجميع إلى المعلومات. اجتماعات التخطيط الاستراتيجي التي تهدف إلى مراجعة الأهداف الكبيرة للشركة ووضع خطط طويلة الأمد تركز على التحليل والتشاور وتبادل الأفكار والعصف الذهني، لذا قد تكون الاجتماعات الجماعية في مكان مادياً أكثر ملاءمة. كما ينبغي توفير المرونة لاستيعاب ظروف الأفراد مثل، إعطاء إشعار مسبق حتى يتمكن العاملون عن بُعد من الوصول إلى المكتب.
4- منح الجميع فرصة للتحدث
لا تحدد المشاركة في الاجتماعات الأدوار الوظيفية. شجع جميع أفراد الفريق على التعبير عن آرائهم وأفكارهم، سواء كان ذلك في اجتماع عمل في المؤسسة أو عبر الإنترنت. استخدم أدوات تساعد على خلق جو تفاعلي وتشجع الجميع على المشاركة.
5- تشجيع الأفكار والحلول
إذا كان هدف اجتماعك هو البحث عن حلول أو توليد أفكار جديدة، فقبل الموعد المحدد للاجتماع اطلب من المشاركين أن يدونوا اثنين أو ثلاثة أفكار متعلقة بموضوع الاجتماع، ثم انتقل من شخص لآخر واطلب منهم مشاركة أفكارهم. يمكنك تطبيق نفس النهج عند مناقشة الحلول للتحديات القائمة.
على سبيل المثال، يمكنك أن توجه سؤالًا مباشرًا للحضور “نواجه صعوبة في جذب الشباب من عمر 18 إلى 25 عامًا، ما هي الخطوات التي يمكننا اتخاذها للوصول إليهم؟” من خلال طلب الأفكار مسبقًا، تمنح المشاركين الوقت الكافي للتحضير، مما يساعدهم على عدم الشعور بالمفاجأة أثناء الاجتماع، كما يوفر ذلك فرصة للأشخاص الذين قد يترددون في الكلام للتعبير عن آرائهم.
6- الوعي بأهمية الوقت
من السهل جدًا أن تتجاوز الاجتماعات الوقت المحدد. إذا قمت بتحديد فترة زمنية في جدول أعمال المشاركين، تذكر أنهم قد رتبوا التزامات أخرى حول هذا الوقت، لذا عليك أن تكون واعيًا بذلك الأمر. ابدأ الاجتماع في الوقت المحدد وقم بإنهائه في الوقت المحدد أيضًا، هذا بالتدريج سيعلم موظفيك أهمية احترام الوقت بشكل عام والوقت المحدد للاجتماع بشكل خاص، وفي النهاية سيحسن من مهاراتك في إدارة الوقت. إذا كان اجتماعك يتطلب وقتًا طويلًا، فتأكد من تضمين بعض فترات الاستراحة لمنح الموظفين فرصة للانتعاش وإعادة التركيز.
7- تحديد الخطوات والإجراءات التالية بوضوح
لتحقيق أقصى استفادة من اجتماعات عملك، يجب أن تكون اجتماعاتك أكثر من مجرد نقاشات. خصص وقتًا في نهاية كل اجتماع لتحديد المهام المحددة وتعيين المسؤول عن كل مهمة، قم بمشاركة محضر الاجتماع الذي يوضح المهام والمواعيد النهائية. هذا يضمن متابعة الجميع للتقدم المحرز وتحديد أي عقبات قد تواجههم.
8- طلب تقييمات الحضور
قد تظن أن الاجتماع ناجحًا أو أن الاجتماعات اليومية مثمرة، لكن قد لا يتفق الجميع معك في ذلك. يفضل أن تطلب من المشاركين تقديم ملاحظاتهم، وتقييم فعالية اجتماعات العمل كل مرة من أجل التطوير وإدخال التحسينات عليها. لا تضغط على أي شخص لإبداء رأيه، بل افتح المجال للجميع وقدم الأمر بطريقة إيجابية. على سبيل المثال، يمكنك أن تسأل: “هل هناك شيء تعتقد أنه يمكن أن يُحسن هذه الاجتماعات أو يجعلها أكثر فائدة بالنسبة لك؟”
9- الاجتماعات القصيرة ذات مردود أفضل
أظهرت الدراسات أن الاجتماعات القصيرة والموجزة تساهم بشكل كبير في تعزيز كفاءة العمل. فعندما تكون الاجتماعات محددة الأهداف وسريعة، يصبح من السهل اتخاذ القرارات وتنفيذها بفعالية. كما أن ذلك يقلل من الشعور بالإرهاق والملل الذي غالبًا ما يرتبط بالاجتماعات الطويلة.
في النهاية، تذكر أن الاجتماعات الفعالة تعتمد على التخطيط الجيد والتواصل المفتوح. من خلال تطبيق الاستراتيجيات الفعالة التي ذكرناها، يمكنك تحويل الاجتماعات إلى أدوات قوية لتعزيز الإنتاجية وتحقيق الأهداف المرجوة التي تسهم في نجاح مؤسستك.
مساحات مداد توفر لكم جميع العوامل اللازمة من حيث المعدات والأجواء الهادئة وغرف الاجتماعات المجهزة بالكامل التي يمكن تسخيرها لعملك ولاجتماعاتك المهنية.للمزيد من التفاصيل حول مساحات مداد وخدماتنا،تواصل معنا.